Incluso las empresas con imprentas internas generalmente no producen TODOS sus materiales internamente. Es posible que utilicen impresoras externas para trabajos especializados o que proveedores locales se encarguen de funciones específicas. Inevitablemente, esto plantea la pregunta: ¿sería más sencillo y rentable dejar que toda la impresión se encargue de un proveedor externo?
Hace varias décadas, muchas grandes empresas que dependían de materiales impresos para comunicarse interna y externamente decidieron establecer sus propias operaciones de impresión. Les dio mayor control sobre:
- Calidad
- Costes
- Sincronización
En consecuencia, proporcionó una ventaja competitiva.
Pero hoy en día, hay tres factores principales que hacen que la ecuación sea muy diferente.
- La incorporación de canales digitales: Con más opciones de comunicación, la demanda de materiales impresos aumenta y disminuye, lo que significa que las imprentas internas no están constantemente ocupadas, pero los gastos generales siempre están ahí.
- Mejores prácticas de marketing actuales: Tácticas como la personalización y el control de versiones no se pueden ejecutar de manera rentable en las prensas offset tradicionales.
- Tecnologías de impresión en evolución: Se necesita una inversión de capital continua para mantenerse al día con las nuevas tecnologías de impresión.
Estos factores han transformado las operaciones de impresión internas de una clara ventaja a un dolor de cabeza. Sin embargo, no es fácil determinar si realmente sería menos costoso y más eficiente realizar la transición de la impresión a un proveedor externo.
Una gran aseguradora que había operado su propio centro de impresión durante 50 años luchó con este problema en 2017. Su tienda interna procesaba alrededor de 100 millones de piezas de correo directo cada año y empleaba a varios cientos de personas a tiempo completo. La aseguradora también trabajó con nueve proveedores externos para varios trabajos de impresión adicionales. Pero después de tantos años, los gerentes ya no tenían una comprensión clara de los costos de la impresión interna versus la externa.
Es un dilema común a muchas grandes empresas B2C con imprentas internas. Para decidir si cerrar estas tiendas es la medida correcta, los equipos de gestión deben seguir tres pasos.
- Determine el presupuesto ideal para imprimir: Esto comienza con una visión clara del crecimiento a largo plazo y analizando la impresión en el contexto del plan de negocios: ¿cuánto deberían gastar en una función no central?
- Compare sus costos y productos de impresión con los del mercado abierto: La aseguradora trabajó con consultores para recopilar información sobre el mercado de la impresión.
- Revisar propuestas alternativas: Emitir una RFP para explorar otras opciones. En este caso, la aseguradora dio a los posibles socios de impresión acceso y tiempo (un par de meses) para evaluar los productos y la tecnología del centro de impresión interno y proponer un nuevo plan.
Este proceso puede descubrir una serie de deficiencias de impresión interna:
- Capacidad abierta en prensas offset tradicionales
- La tecnología equivocada – una escasez de equipos digitales para imprimir bajo demanda o producir los materiales personalizados que impulsan la respuesta en el mercado actual manteniendo los costos en línea
- Inventario desperdiciado – para reducir el costo por pieza, un taller interno a menudo imprime grandes cantidades, luego el exceso debe almacenarse y finalmente triturarse
- Falta de flexibilidad – el capital y los bienes inmuebles vinculados a una función no central limitan la capacidad de responder a los desafíos del mercado
Una solución integral para impresión, cumplimiento, costos postales más bajos por pieza, flujo de trabajo optimizado y precios reducidos del papel ayudaron a esta aseguradora a decidir subcontratar toda su impresión. La propuesta también detallaba un plan de transición que incluía la contratación de personal de imprenta como Quad empleados para mantener el conocimiento institucional y un cronograma para completar la transición en un año, la mitad del tiempo que la aseguradora había esperado.
Y el precio era correcto. El plan permitió a la empresa reducir su gasto en impresión en un 22%.
Como la mayoría de los sectores industriales actuales, los seguros se enfrentan a un panorama empresarial en rápida evolución, impulsado por los cambios en los comportamientos de los consumidores y las nuevas tecnologías. Los vehículos autónomos, las personas que viven en centros urbanos donde alquilan y no poseen automóviles, las casas inteligentes y los mercados en línea son sólo algunos de los desafíos que están aquí ahora o en el horizonte.
En un entorno fluido, las empresas deben ser ágiles para tener éxito. En última instancia, esta aseguradora decidió que obtener una mayor capacidad para gastar capital y centrar el tiempo y los talentos de gestión en su competencia empresarial principal era un mejor uso de los recursos que administrar una imprenta.
