Los síntomas de una producción ineficiente son fáciles de detectar.
- Plazos de proyecto excesivamente largos
- Errores repetidos
- Falta información
- Cuellos de botella en las últimas etapas
- Ciclos de revisión interminables
- Y, quizás lo más doloroso, el incumplimiento de los plazos.
Cada una de estas ineficiencias causa serios dolores de cabeza a los especialistas en marketing. Pero estos no son problemas de raíz. Son simplemente repercusiones de problemas más importantes que son más difíciles de identificar.
Los líderes de marketing pueden usar curitas para aliviar los síntomas temporalmente (más recursos, horas extra, cargos urgentes de los proveedores u otro ciclo de revisión), pero para solucionar los problemas centrales, primero deben examinar sus procesos.
es algo visual
El mayor obstáculo para la mejora de procesos es que el proceso es invisible e intangible. Sabes que está ahí, pero no puedes abrazarlo. O tómale una foto. Es invisible y multifacético e involucra a una variedad de partes interesadas, dinámicas de poder, culturas y tecnología en constante evolución.
Los procesos pueden ser complejos y controlan el funcionamiento diario de los equipos de marketing. Sin documentarlos, es difícil comprender lo que sucede. Documentarlos siempre debe ser el primer paso antes de realizar cualquier otro cambio operativo, como inversiones en tecnología, la incorporación de personal o la creación de nuevos puestos.
Trazando el viaje
El mapeo de procesos, una herramienta visual que muestra cada paso de un flujo de trabajo, es la mejor manera de ver y, en última instancia, solucionar estos problemas centrales de producción. Dedique tiempo a esta actividad y asegúrese de que participen las personas adecuadas. Incluir a las partes interesadas aguas arriba y aguas abajo del área de enfoque. Esto expondrá dependencias y desalineaciones ocultas. Con todos los grupos clave representados, documente cada paso del proceso: quién realiza el trabajo, qué implica, cuánto tiempo lleva y qué tecnología se utiliza.
El objetivo es crear un desglose detallado de la operación para descubrir los puntos débiles. Asegúrese de observar dónde la productividad se ve obstaculizada, como cuellos de botella (cumplimiento, ciclo de revisión), lagunas en la información (espera de un informe o contenido), superposiciones o redundancias (trabajo duplicado) y bucles invertidos (retrabajo).
Cuando todos los pasos y tareas están unidos en un mapa visual, los especialistas en marketing pueden ver las brechas, oportunidades y barreras. El mapa de procesos es la base para la mejora. Los líderes empresariales ahora pueden buscar beneficios operativos, que incluyen:
- Reducción del tiempo de ciclo, transferencias, pasos, repeticiones y rondas de aprobación.
- Mayor rendimiento en el primer paso (cuando la información o las tareas son "correctas la primera vez")
- Puntos de contacto optimizados, para que el equipo tenga más tiempo para trabajar en actividades comerciales esenciales
- Insumos y activos más limpios en el front-end
- Mejor alineación de roles y responsabilidades.
- Nuevas tecnologías que conectan y facilitan el trabajo de todos
- Riesgo y exposición reducidos
- Mayor agilidad y escalabilidad para el crecimiento.
Beneficios suaves del mapeo de procesos
Mapear los procesos de marketing también tiene beneficios "blandos" que contribuyen a la mejora continua de los procesos:
- Los miembros del equipo obtienen una perspectiva más amplia de la operación, tanto antes como después de su trabajo.
- Las personas se dan cuenta de que sus expectativas sobre un paso pueden ser diferentes a las de otras partes interesadas.
- Los desajustes o malentendidos entre las partes interesadas y los contribuyentes a veces pueden resolverse inmediatamente
El mapeo de procesos también descubre mejores prácticas ocultas que se pueden compartir entre equipos. Cuando todas las partes interesadas clave participan, tienen el poder de identificar y solucionar problemas. Su aceptación es fundamental y refuerza la moral del equipo. Un mapa de procesos que detalla quién hace qué y cuándo también puede ser un excelente documento de capacitación para nuevos empleados y para capacitación cruzada.
Organizándose para el éxito
Los equipos de marketing más exitosos designan un líder de proyecto dedicado para centrarse en la visualización del proceso y el proceso de mejora. Si un equipo carece de las habilidades o la capacidad para asumir esto, un tercero imparcial como QuadEl equipo de Diseño de Procesos Estratégicos de puede guiar a una organización a través del trabajo. Los expertos externos identificarán a las partes interesadas, trazarán el proceso paso a paso de los “hacedores” del equipo e incluso abordarán las partes feas: descubrirán lo que no funciona y proporcionarán una hoja de ruta para solucionar los problemas y optimizar la operación.
Las organizaciones dispuestas a arrojar luz sobre sus operaciones de marketing documentando cada paso identificarán los problemas centrales y darán paso a cambios que ayudarán al equipo a centrarse en lo más importante: crear marcas, ingresos y retorno de la inversión.
¿Busca ineficiencias de producción ocultas en sus operaciones? Contacto Quad para aprender cómo el Diseño de Procesos Estratégicos puede ayudarle a descubrir problemas centrales y desarrollar soluciones eficientes.
